一、公文办理的目的和适用范围

公文办理应严格按国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》以及市政府有关规定进行。其目的是通过制订公文办理标准，规范办文、发文程序，提高办文、发文的效率和质量。适用范围为：1、以市商务局的名义向市委、市政府上报的请求、报告件的处理。 2、上级来文、指示和平级、不相隶属单位来函的处理。 3、办公室业务范围内的文件的制发。4、其它文件的办理。局机关公文办理工作由办公室统一管理，各科室分工负责。公文由办公室统一收发、送签、分办、传递、缮印、用印、立卷、归档、清退和销毁；各科室应指定专人负责本科室承办文件的签收登记、办结清退、归档立卷和档案移交工作。公文处理应严守保密法规，坚持准确、安全、及时的原则。

二、收文的处理

（一）凡发给本局的文件，由局负责文秘工作的人员收文登记后由办公室主任（或副主任）提出拟办意见，然后按文件的内容进行分类处理： 1、属于传阅性的文件，由办公室直送局领导或有关科室阅知，文件不准横传或截留，传阅文件一般在传阅者手中不得超过一天。2、属于需要办理的文件，办公室登记后送有关科室阅办，有关科室要按文件要求，及时提出拟办意见送分管局领导批示，然后按局领导的批示进行办理，不得延误和推诿；需要两个以上科室办理的应当明确主办科室。对不属于我局职权范围或者不宜由我局办理的，应当及时退回办公室并说明理由。办公室负责督查办理情况。

（二）各科室收到上级有关部门发给本局的公文后，要及时交办公室处理，不得自行截留。

（三）对市委、市政府、上级有关部门的重要批办文件和上级领导同志的重要批件以及有关部门的请示、报告的办理情况，办公室负责督促检查，并及时向局领导报告。

（四）局领导阅看机要文件，由局办公室负责机要工作的同志送阅，送科室阅文时，要办理签收手续。需向全体工作人员传达的文件，分别由党支部或办公室负责安排。

（五）机要文件由本局办公室专人专柜保管。各科室要指定专人管理文件，严格收、登、阅文签字手续。

（六）因工作需要复印上级文件、材料的，由办公室负责复印、编号、登记，办理手续后交有关科室和人员，不得私自复印。

（七）为了及时准确地处理好各种文件，科室之间传阅文件和对外发文，要坚持登记签字手续。做到件件有着落，保持文件的完整性，并随办随清退，年终进行彻底清理，于次年元月三十日前交办公室统一归档或销毁。

三、发文的处理

（一）发文的程序： 凡以本局名义制发和转发的文件，按照业务范围分别由有关科室拟稿。各科室草拟的文稿，经科室负责人审核后统一送办公室核稿后分送局领导签发。各科室不准以本科室的名义对外发文。拟稿科室负责人在审稿时，主要包括审核拟稿内容是否符合党和国家的方针政策、法律法规，需我局与有关部门会商的问题是否已取得一致意见，行文格式是否规范，文种和文字表述是否恰当等。办公室负责确定发放范围，秘密等级、阅读级限、缓急程度、印制份数。发文时间，以领导签发之日为准。签发的文稿，由办公室统一编号、登记、印刷、盖章、下发。发文底稿连同正式文件二份（批复附基层请示报告）交办公室存档。

（二）局领导批办文的有关职责和程序：1、部署本系统党务工作的公文，由分管党务工作的领导签发；部署行政业务工作的公文，由局长或分管副局长签发。2、向上级请示重要工作的公文，分管副局长阅审后，由局长签发；一般具体事项的报告、请示等公文，由分管副局长签发。

（三）办文及文印规定 1、凡需送局领导的文书，各科室不要直接呈送，应交办公室，由办公室按程序呈送。2、公文签发或处理其它公文，特别是一级呈一级的公文，在阅审后，必须签署明确的意见，不能画圈代之。3、拟写的文稿，填写发文稿纸；分办、承办的公文，必须填写办文处理笺。4、需打印的文稿，要求书写工整、清楚。应使用蓝、黑色钢笔、毛笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔。5、各科室草拟的文稿原则上由本科室自行打印好后拷盘送文印室安排排版印刷。因特殊情况，科室难于在规定的时间内完成打印文稿的任务，须送办公室按急缓程度安排打印。6、打印后，由拟文科室负责校对，对因校对不严造成文件有错漏的，必须重新打印。7、需要邮寄的挂号信件和呈上级的机要件，应由办公室登记邮寄和呈送。